アフターコロナに適応する柔軟な働き方を実現するため、フレキシブルオフィスが注目を浴びています。
レンタルオフィスなどに比べると、あまり馴染みのない言葉ですが、どのような形態のオフィスを指すのでしょうか。
そこで今回は、フレキシブルオフィスについて、概要や種類、利用するメリットとデメリットを解説します。
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従来の事務所とは何が違う？フレキシブルオフィスとは
フレキシブルオフィスとは、柔軟な契約形態で利用できるオフィスのことです。
シェアオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィス、サテライトオフィスなどが含まれます。
フレキシブルは柔軟という意味で、その名の通り1日単位や1か月単位など柔軟な利用が可能です。
かつては個人の利用が大半を占めていましたが、ここ2〜3年で大手企業の利用が増加しつつあります。
フレキシブルオフィスが注目される背景
フレキシブルオフィスの人気が高まっている理由として、働き方改革やコロナ禍によるテレワークの普及が挙げられます。
働き方改革関連法の施行やテレワークの普及により、コアオフィスに一極集中して勤務する必要性が薄れてきました。
テレワークというと在宅勤務のイメージが強いですが、テレワークを行う場所は必ずしも自宅である必要はありません。
本来、テレワークとは、オフィスから離れた場所で情報通信技術を使って仕事をする勤務形態を指します。
フレキシブルオフィスは数年前から存在していましたが、テレワークが馴染みの薄かった日本ではあまり認知されていませんでした。
しかし、コロナ禍により多くの企業でテレワークが広がり、改めてフレキシブルオフィスの注目が高まっています。
フレキシブルオフィスの特徴
フレキシブルオフィスの特徴は、社会情勢の変化や事業の急拡大などのケースに柔軟に対応できる点です。
通常の賃貸オフィスは数年単位で契約するのが一般的ですが、フレキシブルオフィスでは1日単位や1か月単位で利用できます。
短期間の利用が可能であれば、1年後の状況が不確定な場合でも、安心して契約を結ぶことができます。
また、さまざまな契約プランが用意されており、自分たちのニーズに合ったプランを選択できる点も特徴です。
なかには、複数拠点を利用できるプランもあり、全国のラウンジを利用できる施設も増加しています。
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フレキシブルオフィスの種類とは？
フレキシブルオフィスには多種多様なタイプがあり、専用個室がある契約とない契約に大別されます。
最近では、区画ではなくフロアー単位で借りる「フロア占有型」と呼ばれるオフィスも出てきました。
ここからは、フレキシブルオフィスの種類とその特徴について解説します。
コワーキングスペース
コワーキングスペースとは、さまざまな人々が共同で利用できるオープンスペースです。
専用の個室や固定された作業スペースはなく、机や椅子を共有してそれぞれが作業をおこないます。
コワーキングスペースの最大の魅力は、他の利用者とのネットワーク構築ができる点です。
異なるバックグラウンドを持つ人々が同じ空間で業務を行うため、新しいアイデアが生まれる可能性があります。
また、比較的リーズナブルな料金で利用できるため、費用を抑えて仕事をする場所を確保したい方にもおすすめです。
シェアオフィス
シェアオフィスとは、複数の企業や個人が1つのオフィスを共有する形態のオフィスです。
スペースを利用できるのは、基本的に会員登録や契約をおこなった企業や個人に限られます。
シェアオフィスのメリットは、個室タイプのレンタルオフィスに比べて料金がリーズナブルであることです。
また、シェアオフィスでは利用者限定で交流会などのイベントが開催されることもあります。
新しい仕事仲間を見つけたい個人や企業にとって、ビジネスチャンスを広げる良い機会となるでしょう。
レンタルオフィス
レンタルオフィスとは、デスクや椅子、インターネット回線など、業務に必要な設備が整った貸事務所です。
一人用の小さな部屋から数十人が利用できる大きな部屋、さらには会議室まで、目的に応じて選ぶことができます。
各部屋には鍵をかけることができるため、プライバシーの保護や安全性に優れている点がメリットです。
個室は完全なプライベートスペースとして機能し、コンピューターやプリンターなどの機器を常設することも可能です。
秘匿性の高い個室で機密情報の保管ができるため、とくに機器の設置が必要な個人や企業に適しています。
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フレキシブルオフィスを利用するメリットとデメリットとは
フレキシブルオフィスの魅力は柔軟な働き方ができる点ですが、その一方でデメリットもあります。
ここからは、フレキシブルオフィスを利用するメリットとデメリットについて解説します。
メリット1：コスト削減ができる
フレキシブルオフィスのメリットは、コストを削減できる点です。
内装工事や原状回復が不要で、設備も整っているため、初期費用を大幅に抑えられます。
また、数日や月単位など必要な期間だけ契約できるため、無駄なコストの発生を防ぐことができます。
メリット2：オフィス移転がしやすい
オフィス移転がしやすい点も、フレキシブルオフィスのメリットの一つです。
フレキシブルオフィスは通常の賃貸オフィスと異なり、数日や数か月単位での利用が可能です。
長期契約の場合、途中で退去すると違約金が発生することがありますが、そのような心配がありません。
また、オフィスタイプによっては、オフィス家具やプリンターなどの設備が備え付けられていることがあります。
移転先もフレキシブルオフィスであれば、電気やネット回線の開通工事が不要なため、すぐに業務を開始できます。
契約から入居までの期間が短く、組織の変化に応じて柔軟にオフィス環境を整えられる点は、大きなメリットでしょう。
デメリット1：セキュリティ面に不安がある
コワーキングスペースやシェアオフィスは、他社と同じスペースを共有して利用します。
電話ブースが設けられている施設も増えていますが、常に空いているとは限らず、フリースペースで電話に出ることも少なくありません。
また、施設のWi-Fiを利用する場合は回線を共有するため、セキュリティ面のリスクが高まる可能性があります。
高いレベルのセキュリティが求められる場合は、個別のネット回線を引き込めるかどうか、事前に相談することを検討しましょう。
デメリット2：自社設備や私物の管理が難しい
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、デスクトップパソコンやサーバーなどの機器を常設することはできません。
持ち込める荷物や資料の量も限られているため、私物の管理を徹底し、退出時には忘れずに持ち帰りましょう。
とくに、資料の置き忘れは情報漏えいにつながる可能性があるため注意が必要です。
個室タイプのオフィスであれば、ある程度のスペースを確保でき、パソコンやサーバーを常設できる場合もあります。
施設ごとにルールやサービスが異なるため、契約前に確認することをおすすめします。
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まとめ
フレキシブルオフィスとは、柔軟な契約形態で利用できるオフィスのことで、利用する方や企業が増加傾向にあります。
シェアオフィスやコワーキングスペースといった多種多様なオフィスがあり、幅広い働き方に対応できる点が大きなメリットです。
自社のニーズに適したオフィスタイプを選択し、より効率的で快適な業務環境を手に入れましょう。
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株式会社たくみ スタッフブログ編集部
株式会社たくみは、出雲市で1976年に創業した不動産屋です。今やインターネットに賃貸・不動産情報は溢れております。あまたの物件からお客様にとって最適なものを探しだすことが弊社の使命です。ブログでは、物件探しのお役に立てる情報発信をします。
