オフィスを借りる際、室内で気持ちよく仕事ができる状態なのか、細部までチェックする必要があります。
今回は、室内で確認しておきたいインフラについて解説します。
主にライフライン・空調・ネットワークについてお伝えいたしますので、部屋選びをしている方はご参考になさってください。
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オフィスにおけるインフラで確認したいライフラインとは
ライフラインは、室内で過ごすために必要不可欠です。
以下で確認したいポイントをお伝えします。
電気
まずは、電気が使用できる状態か確認しましょう。
たとえば、オフィス機器を設置する場合、コンセントが必要ですが、その数が機器の数に足りていないと搬入ができません。
また、仮にコンセントの数が足りていても、想定していた部屋のレイアウトに合っていない場合もあります。
具体的には、パソコンやコピー機などを設置したい場所にコンセントがない場合は、レイアウトをコンセントの場所に合わせて変更するか、もしくは増設工事をおこなわなくてはなりません。
いざ、物件を借りてからこうした状況に気が付くよりも、事前に把握しておいたほうがレイアウト変更・増設工事の必要性を把握できます。
さらに、電力会社との契約はどのような流れになるのかも確認しなくてはなりません。
そのため、入居した会社が直接契約するのか、オフィスの管理会社が契約するのかを不動産会社に確認しておきましょう。
ガス・水道
ガスと水道も、オフィスになくてはならないライフラインです。
この2点については、ガス会社と水道会社へ問い合わせて、利用開始の申請をおこないます。
水道は手続きが簡単で、書類の記入と連絡を済ませておけば、当日からすぐに使えるようになることが多いです。
ガスの場合は、水道と異なり、ガス会社のスタッフによる立会いの元、安全確認をおこなう必要があります。
その安全確認で問題がなければ、開栓をする流れです。
ガス会社に事前に連絡をしておき、立会い日の日程を決めましょう。
この立会いをおこなえないと、いつまでもガスが使用できない状態となるので注意してください。
時期によっては予約が埋まっており、すぐに安全点検をおこなってもらえない場合も考えられるので、入居日が決まった段階ですぐに連絡しましょう。
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オフィスにおけるインフラで確認したい空調とは
夏の暑い時期や冬の寒い時期には、空調が必要となるでしょう。
空調に関してのチェックポイントを以下で詳しく見てみましょう。
におい
空調のにおいは、必ずチェックしたいポイントです。
たとえ正常に稼働していても、空調から出てくる空気のにおいに違和感を覚える場合があります。
空調でにおいを感じてしまう原因として考えられるのが、機器内部の汚れです。
カビやダニ、ハウスダストなどが蓄積すると、空調から悪臭を感じる場合があります。
とくに日本の場合は高温多湿のため、普通に使っているだけでも空調内部にカビが繁殖しやすい状態です。
たとえ定期的にフィルターを掃除していても、カビの繁殖をすべて防ぐのは不可能でしょう。
もし、においが気になる場合は、管理会社に伝えてください。
連絡を受けた管理会社が、クリーニングや交換などの手配をします。
湿度が高い地域の場合、カビが通常よりも繁殖しやすい環境なので、忘れずに確認するよう注意しましょう。
異常音
エアコンを稼働させたとき、異常音がないかチェックしましょう。
たとえば、「ブーン」「ギーギー」など、通常は聴こえるはずのない音が気になる場合は、何かしらの不調があると考えられるでしょう。
異常音の原因はさまざまですが、考えられるのはフィルターの汚れや部品・本体の劣化などが考えられます。
いずれにしても、そのまま放置した場合、状況が悪化してしまい、最悪の場合は空調が壊れてしまうリスクが高くなります。
このような異常音があった場合も、必ず管理会社に伝えましょう。
「多少音がするだけだから気にならない」と感じる方もいますが、それは音の問題だけが表面化しているだけで、実は目に見えない部分で問題が起こっているのです。
エアコンが壊れて使えなくなると、夏や冬に大変な思いをしてしまうので、必ずチェックしておきたいポイントです。
コントローラー
空調には必ずコントローラーがあります。
多くの場合は、リモコン型のコントローラーになっており、操作によって空調を稼働しますが、コントローラーが壊れていると、たとえエアコン本体に問題がなくても、稼働しなくなってしまいます。
正常通り動く状態か、事前にチェックしておきましょう。
コントローラーの動きが悪い場合、管理会社に伝えると対処してもらえます。
中に入っている電池が消耗していたり、コントローラーそのものが壊れているなどの原因が考えられます。
いずれにしても、空調設備が通常通り使えるようになっているか確認しておきましょう。
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オフィスにおけるインフラで確認したいネットワークとは
ネットワーク環境が整っているかも、ビジネスをおこなううえで重要な要素となります。
以下で詳しく見てみましょう。
整備の有無
そもそも、オフィスで仕事をするためには、ネット環境が必要不可欠であるかと思います。
しかし、そもそもネット環境そのものが整備されているかは分かりません。
物件のなかには、自分自身で会社を探してネットを契約するか、もしくは通信会社を不動産会社が指定するケースもあります。
また、場合によっては、ネットを使うために工事が必要になる場合もあるでしょう。
そのため、荷物を搬入したその日にネットが使えるとは限らないのです。
建物内に回線がすでにある場合は、基本的に移転手続きをする程度で済むため、スムーズにネットワーク環境が整います。
しかし、回線すら引かれていない場合は、各種手続きに難航してしまう恐れがあります。
この点について考慮せずに部屋を決めてしまうと、最悪の場合はネットが使用できない状態のままオフィスで仕事をはじめなくてはなりません。
ネットがないと不便なことが多いので、このような事態だけは避けましょう。
社内ネットワークの構築
社内ネットワークを構築するのも大切です。
具体的には、パソコンや電話など、主にOA機器を使用するためのネットワーク環境を指します。
社内ネットワーク環境を整えるためには、ルーターやHUBなどが必要です。
さらに、サーバーや有線ケーブルなども必須となります。
室内にどの程度の社員が働いている想定かによって、設置する機器の数が変わります。
もし、ある程度の人数がいることを想定している場合、配線が絡まりやすく、場合によっては動線の確保が難しくなるので注意してください。
電話回線
電話を使用する場合には、回線手続きが必要です。
固定電話の場合はNTTへ連絡し、ネット回線の場合は契約プロバイダへ連絡することで手続きが可能です。
また、そもそも設置する電話機が問題なく使える状態かもチェックしなくてはなりません。
せっかく電話機を準備しておいたのに、いざ繋げたら動作しないケースは少なくないです。
オフィスワークにおいて固定電話がないと、クライアントや顧客からの問い合わせが受けられない状態となります。
最悪の場合は、クレームに発展するリスクもあるため、電話機は荷物を搬入する前に動作テストをおこないましょう。
さまざまな確認を怠らず、インフラが使用できる状態を整える必要があります。
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まとめ
オフィスにおいて電気・ガス・水道などのライフラインは、すぐに問題なく使用できる状態にしなくてはなりません。
空調はにおいや異音などがしないかチェックしましょう。
また、ネットを使用できるよう、回線工事の必要性をチェックしたり、電話回線を移設したりなどの作業が必要です。
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