事業を営む際には、開業届を出したり郵便物を受け取ったりするための住所が必要です。
通常のオフィスを借りるには多額の費用がかかり、会社を立ち上げた当初は金銭的に厳しいこともあるでしょう。
事務所を構えたいけれど費用を抑えたいという方に人気なのが、バーチャルオフィスです。
そこで今回は、バーチャルオフィスの概要やレンタルオフィスとの違い、利用するメリット・デメリットを解説します。
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事務所に代わる新たなサービス！バーチャルオフィスとは？
まずはバーチャルオフィスとはどのようなものなのか、概要やサービス内容から解説します。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、物理的実体を持たない「仮想の事務所」を指します。
運営会社がビルの一室やフロアを借り、住所、電話応対、郵便転送などのサービスを提供する仕組みです。
物理的なスペースを借りるわけではないため、仕事を行う場所は自身で用意する必要があります。
事業を始める際には、個人・法人を問わず、郵便物の受け取りや登記に「住所」が必要です。
自宅を事務所として利用する方法もありますが、自宅の住所を取引先に知られたくない場合もあるでしょう。
バーチャルオフィスを利用すれば、実際には自宅で作業していても、取引先に自宅の住所を伝える必要はありません。
サービス内容
バーチャルオフィスのサービス内容は、基本料金に含まれるサービスと有料オプションサービスに分けられます。
基本料金に含まれるサービスは主に郵便物の受け取りや転送、電話番号やFAX番号の提供などです。
企業によっては有料となる場合もありますが、打ち合わせや会議室を利用できるサービスもあります。
たとえば、自宅で作業している個人事業主の場合、打ち合わせのためのスペースを確保するのが難しいこともあります。
そのような場合でも、事前に予約をすれば、企業が所有する会議室などを借りることが可能です。
有料オプションサービスとしては、主に法人登記の代行、経理や会計、労務、税務のサポートなどがあります。
法人登記は提出書類が多く、複数の機関で手続きが必要なため、面倒に感じる方も多いです。
費用はかかりますが、法人登記をまとめて依頼すれば、開業に必要な手続きの負担を軽減できます。
なかには融資や助成金の申し込みサポートを行っている企業もあり、スタートアップ時に利用するのもおすすめです。
サポート内容や料金は企業によって異なるため、必要なサービスをよく考えた上で判断することが重要です。
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バーチャルオフィスとほかの事務所サービスを比較！両者の違いは？
バーチャルオフィスとよく比較検討されるサービスに、レンタルオフィスがあります。
どちらがご自身の状況に合っているか判断するためにも、両者の違いを理解しておきましょう。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、デスクや椅子、インターネット回線など、業務に必要な設備が整った貸事務所です。
これらの設備費は利用料金に含まれることが多く、賃貸オフィスより低い料金でオフィスを構えることができます。
会議室などの共用設備も利用可能で、通常の貸事務所とほぼ同等の機能を備えていると考えてよいでしょう。
レンタルオフィスは、用途や会社の規模、設備などによって選択できるサービスが異なります。
有料オプションを追加することで、より機能的に活用でき、SOHOの利用者からも人気を集めています。
また、許認可の取得や法人設立時にレンタルオフィスの住所を登記や法人口座開設に利用することも可能です。
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの大きな違いは、オフィス設備およびワークスペースの有無です。
バーチャルオフィスは住所や電話番号を借りるサービスであり、基本的にバーチャルオフィスの所在地で作業をおこなうことはありません。
一方、レンタルオフィスは設備が整ったスペースを貸し出すサービスで、事業者は実際にそこで業務をおこないます。
また、許認可の取得や法人登記、口座開設時においては、レンタルオフィスのほうが審査が有利に進むこともあります。
どのサービスを利用するか迷った場合は、会社の規模や業務内容、用途に応じて判断することが重要です。
たとえば、自宅とは別に仕事専用のスペースを確保したい方は、レンタルオフィスを検討すると良いでしょう。
リモートワークなどで物理的なオフィスが必要ない方や、起業時のコストを抑えたい方にはバーチャルオフィスがおすすめです。
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バーチャルオフィスのメリット・デメリットとは
企業時のコストを削減できるとして人気のバーチャルオフィスですが、その他にも複数のメリットがあります。
デメリットもあわせてご紹介するので、それぞれを比較したうえで導入を検討しましょう。
メリット1：コストの削減ができる
実際の賃貸物件やオフィスを用意する場合、一般的に初期費用だけで数十万円がかかります。
バーチャルオフィスは数万円程度が目安で、実際に事務所を借りるよりも大幅にコストを削減できます。
また、オフィスを借りると、家賃や初期費用だけでなく、光熱費や設備維持費なども支払い続けなければなりません。
バーチャルオフィスであれば、実際にオフィスとして使用しないため、毎月のランニングコストを軽減できます。
メリット2：開業までの期間が早い
事務所を新規で借りる場合、入居審査や電話回線工事、インターネット回線の開設などの準備が必要です。
立地や状況、会社の規模などによって異なりますが、環境が整うまでに1か月以上かかるのが一般的です。
一方、バーチャルオフィスは審査からおおよそ1週間程度で業務を開始することができます。
企業時のコストを抑えられるだけでなく、業務開始までがスムーズである点もバーチャルオフィスの大きなメリットです。
メリット3：都心に住所の確保ができる
設立して間もない小さな会社にとって、一等地に事務所を構えるのは容易ではありません。
バーチャルオフィスであれば、実際に物件を借りる必要がないため、都心でも住所を確保することができます。
地方から都心の住所に変更するだけで、ブランドイメージや信頼性が向上し、事業成長の加速につながる可能性があります。
デメリット1：他社と住所が重複してしまうことがある
バーチャルオフィスを利用するデメリットは、他の会社と住所が重複することです。
1つの住所を多数の利用者が使用することになるため、インターネットで検索した際に他社の情報が表示される可能性があります。
住所は信頼を証明する重要な情報であるため、状況によってはクライアントから不信感を抱かれることもあります。
デメリット2：郵便物の受け取りが遅くなる
事業を始めると、取引先などからさまざまな郵便物が届き、そのなかには迅速な対応が必要なものもあるでしょう。
バーチャルオフィスを利用すると、郵便物はオフィスの所在地に届き、その後事業者のもとへ転送されます。
つまり、通常であれば2〜3日で届くものが、バーチャルオフィスの場合は3日以上かかることになります。
少しでも早く郵便物の到着を確認したい場合は、郵便物が届いた際にメールなどで通知してくれるサービスを利用すると良いでしょう。
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まとめ
バーチャルオフィスとは、物理的な事務所を構えずに、事業の運営に必要なものを提供してもらえるサービスです。
実際に物件を借りる必要がないので起業時のコストを抑えることができ、また一等地の住所を利用できるなどのメリットがあります。
自分1人で起業する場合や従業員が働くスペースを要しない場合は、ぜひバーチャルオフィスを検討されてはいかがでしょうか。
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株式会社たくみ スタッフブログ編集部
株式会社たくみは、出雲市で1976年に創業した不動産屋です。今やインターネットに賃貸・不動産情報は溢れております。あまたの物件からお客様にとって最適なものを探しだすことが弊社の使命です。ブログでは、物件探しのお役に立てる情報発信をします。
