貸事務所にソロワークスペースを設置するメリットとは？種類ごとの特徴も解説

新型コロナウイルス感染症の流行により、日本人の働き方は大きく変化しました。
Web会議やオンライン商談が一般化しつつある現代において、注目を集めているのが「ソロワークスペース」です。
今回は事務所の賃貸をご検討中の方に向けて、ソロワークの概要と種類、ソロワークスペースを導入するメリット・デメリットについて解説します。

貸事務所におけるソロワークとは？

ソロワークとは、1人で集中して仕事をおこなうという意味です。
従前のオフィス勤務では、メンバー同士が協働して業務を進めることが一般的でした。
しかし、2020年に新型コロナウイルス感染症が流行したことで、多くの企業がテレワークを導入します。
これによりWeb会議やオンライン商談が一般化し、出社時と遜色なく業務に取り組むことができるようになりました。
現在コロナ禍は明け、在宅から出社に切り替えた企業も多いですが、取引先ではテレワークを継続しているケースも少なくありません。
オフィスだと他にもスタッフがいるため、雑音を遮るために会議室などを押さえたり、個室を用意したりする必要が出てきます。
そこで便利なのがソロワークスペースであり、ソロワークスペースがあることで視線や雑音を気にせずに会議を進めることができます。

出社後もソロワークスペースが必要な理由

「1人で仕事ができる環境であれば、在宅勤務で良いのでは」と考える方も多いのではないでしょうか。
しかし、家の中だと完全な個室を用意するのは難しく、家族がいるリビングで仕事をせざるを得ないケースも少なくありません。
また、Wi-Fi環境が整っておらず、会議中に途切れたり遅れが出たりと、オンライン業務を円滑に進められないケースもあります。
上司や同僚とのコミュニケーションが取れないことで仕事の負担が大きくなり、精神的に苦痛に感じる方もいらっしゃるでしょう。
このような理由から、在宅勤務だけでソロワークを長期的に継続するのはなかなか難しいと考えられているのです。
会社にソロワークスペースが設置されていれば、快適なインターネット環境のもとで、上司や同僚に相談しながら作業が進められます。

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貸事務所にソロワークスペースを設置するメリットとデメリット

ソロワークは生産性の向上にも貢献するといわれていますが、スペースを設置するにもコストがかかります。
また業種や業務内容によっては、ソロワークスペースは不必要だと感じる場合もあるかもしれません。
費用対効果や必要性を明確にするためにも、ソロワークスペースを設置するメリットとデメリットを確認しておきましょう。

メリット①業務に集中できる

ソロワークスペースのメリットは、他のスタッフの視線や会話を気にせずに、集中して業務に取り組めることです。
デスクをすっぽり覆い周囲を遮断できるので、他のことに気をとられてミスをするリスクを軽減できます。
一人ひとりが集中して作業に取り組める環境が整っていれば、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。

メリット②オンラインミーティングや営業の場に最適

オフィスの自席でオンラインミーティングをおこなう場合、音漏れや人の映り込みを阻止するなど周囲への配慮が必要です。
取引先によっては重要事項を扱うこともあり、担当者以外に話を聞かれたくないというケースもあるでしょう。
このような場合でも、ソロワークスペースがあれば周囲への音漏れや人の映り込みを気にせずに会議を進められます。
また外への音漏れも少なくできるので、情報漏洩のリスクを抑えられるといったメリットもあります。

メリット③作業を中断されない

各席に電話が備え付けられている固定席型のオフィスでは、電話対応もしなければなりません。
上司や同僚から話しかけられ、作業を中断しなければならないこともあるでしょう。
ソロワークスペースを設けることで、自分の作業以外の業務で進行が中断するのを防ぐことができます。
納期が迫っている場合や限られた時間で集中したい場合に、そこで働くスタッフにとって大きなメリットがあります。

デメリット①場所や行動の把握ができない

ソロワークスペースのデメリットは、スタッフの行動や作業場所が把握できない点です。
ソロワークスペースをオープンスペースから離れた場所に設置する場合、誰がどこで働いているかがすぐに把握できません。
業務連絡や作業の引き継ぎなどをおこなう際には、スタッフ同士で話し合って居場所を把握しておくといった工夫が必要です。

デメリット②環境を整えるのにコストがかかる

オフィス内にソロワークスペースを設置する際には、専用の什器やパーティションなどを追設する必要があります。
とくに、音漏を防ぐボックス型のブースは、設置するのに10万から100万円以上かかることもあります。
卓上設置型であれば数千円～5万円ほどで購入・設置できるため、予算とのバランスをよく考えてから判断することが大切です。

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貸事務所に導入できるソロワークスペースの種類

先述したように、ソロワークスペースには複数の種類があります。
それぞれで設置費用やメリットが異なるので、特徴をよく理解した上で検討しましょう。

個室タイプ

個室タイプのワークスペースは、シェアオフィスやサテライトオフィスを1人で貸し切って利用できるものです。
完全貸し切りで長時間利用も可能なので、周りを気にせず業務に集中できる点が大きなメリットです。
他の方に見られることもないので、プライバシー面でも安心して利用できるでしょう。
また、施設によっては飲食物の持ち込みが可能だったり、キッチンが付いており軽食を作れたりする場所もあります。

ボックス型の個室ブース

ボックス型の個室ブースとは、電話ボックスのようなコンパクトなワークスペースのことです。
防音設備が整っている商品も多く、オンラインミーティングやweb会議の利用に向いています。
音漏れも防げるため、機密情報の取り扱いが多い業務においても安心でしょう。
デメリットとしては、4つの種類のなかでもっとも設置コストがかかる点が挙げられます。
設置数によっては100万円以上かかることもあるため、施設の規模や人数などを考慮したうえで検討することが大切です。

半個室型のブース

半個室型のブースは、パネルやパーテーションなどで囲って、隣や前方の視線を遮断するものです。
周囲からの視線を遮断しながら、オープンな空間の中に適度に囲われたソロワークの空間を作り出します。
省スペースで設置できるため、ボックス型の個室ブースを置く余裕がない場合などにおすすめです。
ただし「半個室」とあるように、空間を完全に分けるものではないので、多少の音漏れはあります。

卓上設置型のブース

パネルなどをデスクに置いて周囲からの視線を遮断する卓上設置型のブースもあります。
オフィスのレイアウトを変更せず、手軽にソロワーク環境をつくれる点が大きなメリットです。
どこへでも簡単に持ち運びできるので、急なWeb会議や打ち合わせにも即座に対応できます。
ただし卓上設置型は周囲をすべて遮断するものではないので、音漏れを完全に防ぐことはできません。
オフィス内の会話を取引先に聞かれたり、Web会議の音声が周りの社員の迷惑になったりする可能性があります。
また、卓上設置型は背後を遮断しないため、他のスタッフや書類が映り込まないよう配慮する必要があります。

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まとめ

ソロワークとは、1人で仕事をするワークスタイルのことです。
貸事務所にソロワークスペースを導入すると、スタッフが業務に集中しやすい、オンラインミーティングを進めやすくなるといったメリットを得られます。
ソロワークスペースは大きく4種類に分けられるため、施設の広さや企業の方針、予算などから最適なタイプを選びましょう。