テレワークの普及などビジネス環境の変化にともない、オフィス移転を検討している方も少なくないかと思います。
オフィス移転時の大きな負担となるのはコストですが、国や自治体が実施する補助金や助成金制度を活用すると費用を抑えることが可能です。
そこで今回は、オフィス移転で補助金や助成金を活用するメリットとデメリット、活用できる補助金・助成金の種類、利用時の注意点について解説します。
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オフィス移転で補助金や助成金を活用するメリット・デメリット
オフィス移転で補助金や助成金を活用することには、メリットだけでなくデメリットも潜んでいます。
そのため、自分たちに向いているのかを踏まえたうえで検討することが大切です。
ここでは、オフィス移転で補助金や助成金を活用するメリット・デメリットについて解説します。
オフィス移転で補助金・助成金を利用するおもなメリット
オフィス移転にあたって補助金や助成金を活用する最大のメリットは、費用負担の軽減です。
オフィス移転には、物件の契約金や内装工事費、ITインフラ整備費、引っ越し代など、さまざまなコストが発生します。
しかし、補助金や助成金を活用すれば、その一部または大部分をまかなうことが可能です。
これにより、企業はキャッシュフローを維持しつつ、成長投資や人材強化など、他の経営資源に予算を振り分けやすくなります。
また、補助金・助成金のなかには、特定分野のイノベーションや設備投資、働き方改革の促進など、社会的意義を持つプロジェクトに活用できるものもあります。
そのため、移転を契機にオフィス機能を向上させたい企業にとって適しています。
さらに、公的支援の受給は、国や自治体の厳正な審査を通過した証明となるため、取引先からの信頼性向上につながるメリットもあるでしょう。
オフィス移転で補助金・助成金を活用するおもなデメリット
一方で、補助金や助成金の申請には手間や時間がかかる点が大きなデメリットです。
申請書類の準備や要件の確認、必要に応じた審査対応など、通常業務と並行しておこなう負担が発生します。
また、申請しても必ず採択されるとは限らず、申請内容やタイミングによっては不採択となる可能性があります。
さらに、補助金・助成金の種類によっては使途や対象経費が厳格に定められており、柔軟に使用できない場合もあるでしょう。
報告義務や監査対応が求められることもあるため、事務作業や手間を軽視せずに対応することが重要です。
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オフィス移転で活用できる補助金・助成金の種類
ここでは、オフィス移転で活用できる補助金・助成金の種類について解説します。
それぞれ利用要件は異なるため、オフィス移転前に利用できるかどうかを確認しておきましょう。
補助金・助成金の種類①IT導入補助金
IT導入補助金は、オフィス移転と同時にITツールの導入や業務効率化のための設備投資を行う際に活用できる制度です。
たとえば、クラウド型システムやグループウェア、セキュリティ対策など、業務のデジタル化を進める際に、費用の一部が補助されます。
具体的な補助金額の上限は、通常枠で450万円です。
ただし、ITツールであれば何でも対象になるわけではありません。
そのため、IT導入補助金の利用を検討する際は、事前に制度の対象となるITツールを確認しておくことが重要です。
種類②ものづくり補助金
ものづくり補助金は、中小企業や小規模事業者が設備投資を行った際に受けられる補助金制度です。
製造業に限らず、小売業やサービス業など、さまざまな業種で利用可能です。
オフィス移転時に事業の生産性向上を目的とした設備投資を行う場合も、補助対象となります。
たとえば、通信機器の導入や、労働環境の改善につながるインテリアの設置などが該当します。
補助上限額は、製品・サービス高付加価値化枠で2,500万円、グローバル枠で3,000万円です。
種類③小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金は、従業員数の少ない事業者が幅広く利用できる制度です。
主に、広告宣伝を通じた販路開拓など、事業の継続に寄与する取り組みをおこなう際に、50万円を上限として補助金を受け取ることができます。
オフィス移転時におけるテレワーク環境の整備などにも活用でき、適用範囲は広いため、特にスタートアップや中小企業に適しています。
種類④キャリアアップ助成金
キャリアアップ助成金は、非正規労働者を正規雇用するなど、キャリアアップや処遇改善に関する取り組みを行った際に受給できる制度です。
オフィス移転時にも、従業員の処遇改善に取り組むことで補助金を受けることが可能です。
キャリアアップ助成金による補助金の上限額は、有期雇用労働者を正社員として雇用した場合で80万円になります。
種類⑤事業承継・引継ぎ補助金
事業承継を契機に経営革新や新規事業を始める事業者が対象となる補助制度です。
補助金は、事務所の移転費用や新商品・新サービスの開発費用、新たな顧客層を獲得するための取り組みなどに活用できます。
中小企業だけでなく、個人事業主も申請が可能です。
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オフィス移転に補助金・助成金を活用するときの注意点
オフィス移転時に補助金や助成金を使うとコストを抑えることが可能ですが、一方で注意点があるのも事実です。
後悔を未然に防ぎたいなら、あらかじめ注意点を意識したうえで制度の利用を検討することがポイントです。
ここでは、オフィス移転に補助金や助成金を活用するときの注意点について解説します。
注意点①補助金は後払いが基本
補助金・助成金は、基本的に「後払い方式」が採用されています。
そのため、まず自己資金で必要経費の全額を立て替える必要がある点に注意が必要です。
たとえば、オフィス移転に合わせて実施する施策に200万円かかる場合、いったん全額を支払ったうえで補助金を申請・受給する流れとなります。
そのため、資金繰りやキャッシュフローに余裕を持った計画が重要です。
また、申請から支給までに数か月を要することもあるため、スケジュール管理も欠かせません。
注意点②補助金・助成金は課税対象
補助金や助成金は、原則として法人の雑収入として扱われるため、課税対象となります。
そのため、せっかく受給しても納税額の増加につながる可能性がある点に注意が必要です。
税金の取り扱いや計上時期については、事前に税理士に確認しておくことが重要です。
注意点③補助金の返還を求められるおそれがある
申請した計画と実際の事業内容が異なる場合や、制度の対象外となる事業に費用を充てたことが発覚した場合、受給した補助金の全額返還を求められることがあります。
そのため、ペナルティーを防ぐには、計画書の内容どおりに補助金を使用することが重要です。
くわえて、事業期間終了後には、一定期間内に報告書などの必要書類を提出しなければなりません。
事後処理を適切におこなわなかった場合にも、補助金の返還を求められる可能性があります。
また、補助金の支給対象事業で利用した消費税について、仕入控除税額分の返還を求められるケースもあるため、十分な注意が必要です。
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まとめ
国や自治体の補助金や助成金を活用すれば、オフィス移転にともなうコストを大幅に削減することが可能です。
オフィス移転時に受給できる補助金・助成金にはIT導入補助金やものづくり補助金、小規模事業者持続化補助金などがあります。
ただし、補助金・助成金は基本的に後払いであるため、一時的に費用を立て替える必要がある点には注意が必要です。
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