業務の効率化などを目指してオフィス移転を実施すると、さまざまな項目の費用が発生します。
内訳を細かく見ていけば、オフィス移転にかかる費用を削減することも可能です。
今回は、オフィス移転にかかる費用の相場や内訳、移転費用を削減するためのコツについてご紹介します。
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オフィス移転にかかる費用の相場
オフィスの移転にかかる費用の相場は、数十万円で済むこともあれば数千万円以上かかることもあります。
これは、さまざまな要因によってオフィス移転にかかる費用が変動するためです。
そのため、自社のオフィス移転にかかる費用の相場感覚をつかむためには、費用に影響する要因について知っておく必要があります。
従業員の人数
オフィス移転にかかる費用は、従業員の人数によって変動します。
従業員が多いほど大規模なオフィスが必要になり、移動させる荷物なども増えるため費用相場が高くなるでしょう。
目安として、従業員1人あたりにかかるオフィス移転費用の相場は20～50万円といわれています。
精密機器が多いほど移転にかかる費用も高くなる点に注意が必要です。
オフィスの広さ
オフィス移転にかかる費用の相場は、用意するオフィスの広さによっても異なります。
基本的には、延床面積が広いオフィスほど賃料が高く、移転にかかる費用相場も高くなるものです。
移転にかかる費用の相場は1坪あたり30～50万円といわれています。
ただし、オフィスの賃料は立地や階数、エレベーターなど各種設備の有無によっても変動するため注意が必要です。
同じ延床面積の物件でも、それ以外の条件が良いほど賃料が高くなり、移転費用も高くなります。
一方で、エレベーターがないと荷物の運び入れが難しく、移転作業にかかる費用が高額になる可能性もあります。
このように、オフィス移転にかかる費用は複合的な要因によって変動するため、必ずしも相場どおりの費用で済むとは限りません。
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オフィス移転にかかる費用の内訳
オフィス移転にかかる費用について考えるには、どの部分に費用がかかっているのか、その内訳を把握する必要があります。
移転費用のおおまかな内訳としては、退去時の費用、移転先の契約費用、内装工事の費用、引っ越し費用、移転に伴う諸手続きの費用などが挙げられます。
退去時の費用
オフィス移転費用の内訳のうち、重要なもののひとつが退去時にかかる原状回復の費用です。
賃貸オフィスは、退去時に借りたときの状態に戻す必要があるため、原状回復工事によって内装を撤去しなければなりません。
オフィスの規模や床材、壁材など使用した建材によっても費用は異なりますが、1坪あたりの原状回復費用は3～10万円かかるとされています。
間取りを変更したときも元に戻す必要があるため、より高額な原状回復費用がかかる点に注意しましょう。
移転先の契約費用
移転先のオフィスを賃貸物件のなかから選ぶときは、契約に対する初期費用が必要になります。
初期費用の内訳は、敷金、礼金、仲介手数料、保証会社の利用料、火災保険料などです。
これらは一般的に賃料をもとに算出され、敷金であれば賃料の3～12か月分、礼金であれば1～3か月分がかかります。
仲介手数料や保証会社を利用する料金はそれぞれ家賃1か月分程度ですが、敷金や礼金は住居用物件と比べると高額になる点に注意しましょう。
火災保険料については、2年契約で3～7万円程度の金額になるのが一般的です。
内装工事の費用
移転先のオフィスを使えるようにするためには、内装工事が必要です。
内装工事の費用における内訳は、床や天井などの工事、設備に関する工事、備品や什器の購入などになります。
床や天井、壁などを自社に合わせてデザインし、使える状態にするための工事にかかる費用は、1坪あたり25～40万円です。
照明などの設備を設置する工事には、1坪あたり5～15万円程度の費用がかかります。
備品や什器などの購入費用は、それを使用する従業員の人数によって異なり、1人あたり5～30万円が必要です。
中古であればある程度費用を削減できる可能性がありますが、すべて新品で用意すると費用が高額になる傾向にあります。
引っ越し費用
オフィス移転のときには、荷物を運び出して新しいオフィスに運び入れるための引っ越し費用がかかります。
その内訳とは、荷物の輸送にかかる費用と不用品を廃棄するための費用です。
荷物を輸送するための費用は、従業員1人あたり2～5万円、不用品を廃棄するための費用は2トントラック1台で7～8万円、4トントラックが必要なときは12～15万円ほどかかります。
移転に伴う諸手続きの費用
オフィス移転では、さまざまな公的機関に所在地の変更を通知するよう法律で定められています。
通知が必要なのは、消防署、郵便局、税務署、警察署、年金事務所、労働基準監督署、ハローワーク、法務局です。
これらの機関への通知は自力でもおこなえますが、書類作成の手間がかかるため、10～20万円かけて司法書士に依頼する方法もあります。
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オフィス移転にかかる費用を削減するコツ
オフィス移転にかかる費用は、オフィスの規模が大きければ大きいほど高額になっていきます。
移転のために際限なく費用をかけるわけにはいかないため、できる限り費用を削減することが大切です。
移転先の賃料を抑える
オフィスの移転にかかる費用を削減するためには、移転先の賃料をできる限り抑える必要があります。
賃貸借契約の初期費用などは賃料をもとに算出されるため、賃料が高いほどトータルでかかる費用も高くなります。
そのため、できる限り坪単価の安い物件や、グレードが低く入居の競争率が低い物件を選ぶと良いでしょう。
とくに、入居の競争率が低く、なかなか入居者が現れない物件であれば、家賃の交渉もしやすくなります。
従業員の人数によっては、コワーキングスペースやシェアオフィスの利用を検討するのも費用削減のコツです。
使える備品は捨てずに使用する
オフィスの移転にかかる費用を削減するためには、使える備品は捨てずに継続して使用することが大切です。
備品や什器をすべて新調すると、移転にかかる費用が高額になります。
使わない備品や什器を廃棄するのにも費用がかかるため、使えるものは無理に捨てずに再利用したほうがコストがかかりません。
一方で、什器の種類やサイズによっては、わざわざ輸送するよりも新品を購入したほうが安くつく可能性もあります。
備品や什器をリストアップして、廃棄や購入、輸送にかかるコストを比較して処理を決めると良いでしょう。
フリーレント物件を利用する
オフィスの移転にかかる費用を削減するためには、賃貸オフィスにかかる賃料を削減することが重要です。
その一環として、一定期間賃料が発生しないフリーレント物件を利用する手もあります。
はじめからフリーレントとして募集がかけられている物件のほかにも、貸主との交渉次第でフリーレントにできる物件があるでしょう。
とくに、入居の競争率が低く借主が見つかりにくい物件の貸主ほど、交渉に応じてくれる可能性が高いです。
そのため、フリーレントを希望するのであれば、あまり人気のない物件をあえて選ぶのもひとつの手段になります。
逆に、人気があってすぐに入居者が見つかるような物件では交渉に応じてもらえない可能性が高いです。
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まとめ
企業のオフィスを移転させるためには、さまざまな項目の費用が発生します。
移転先の賃料が高いと、これらの費用も高くなりやすく、無駄なコストがかかる可能性が高いです。
そのため、賃料を抑えてコストを削減し、オフィスの移転にかかる費用をカットするのが望ましいでしょう。
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