事務所の形態の1つのタッチダウンオフィスについて！目的やメリットも解説

近年、テレワークという働き方が注目され、会社に出社せずに自宅などで業務をおこなっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そういった方をターゲットにしたスペースも増えており、その1つが「タッチダウンオフィス」です。
今回は、タッチダウンオフィスとはなにか、導入の目的やメリットについて解説します。
事務所の賃貸借契約をご検討中の方は、ぜひご参考にしてみてください。

事務所の形態の1つ！タッチダウンオフィスとは

まずは、そもそもタッチダウンオフィスとはどのようなものなのか、概要について解説します。

タッチダウンオフィスとは

タッチダウンオフィスとは、普段会社で業務をおこなっている社員が、自分の席以外で書類のチェックやパソコン作業などをおこなえるオフィスのことです。
「タッチダウン」は本来「着陸」を意味する単語で、飛行機が空港に一時的に滞在するといった使い方をします。
つまり、長時間使用する事務所ではなく、一時的に使う仮の事務所を「タッチダウンオフィス」と表現しているのです。
なお、メインの会社以外の事務所のことを「サテライトオフィス」と呼ぶこともあります。
タッチダウンオフィスとサテライトオフィスに大きな違いはなく、同じ意味に捉えても問題ありません。

タッチダウンオフィスはどこに設けると良いか

タッチダウンオフィスを使用するのは、外回りの多い営業マンやテレワークをおこなっている社員、出張者がほとんどです。
空いた時間に気軽に立ち寄って業務ができるよう、タッチダウンオフィスは駅の近くに設けられるのが一般的です。
また、会社の外ではなく、社内にタッチダウンができるスペースを設けるケースもあります。
そのような場合は、タッチダウンスペースと呼んでいます。

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事務所の形態の1つ！タッチダウンオフィスの目的

タッチダウンオフィスの概要について前章で解説しましたが、そもそもなんのためにタッチダウンオフィスを設けるのでしょうか。
そこで次に、タッチダウンオフィスの目的やつくる方法について解説します。

タッチダウンオフィスの目的

タッチダウンオフィスを設ける目的は、主に以下の2つです。

●スペースの確保
●仕事の効率化

どういうことなのか、2つの目的について順番に解説します。
目的1：スペースの確保
会社のスペースが不足していることを理由に、タッチダウンオフィスを検討する方も少なくありません。
そのような会社がタッチダウンオフィスを設ける目的は、スペースを確保することです。
たとえば、支店からの出張者が本社の事務所で仕事をしたい場合、スペースがなければ作業できませんよね。
そのようなときにタッチダウンオフィスやタッチダウンスペースがあれば、落ち着いて仕事ができるようになります。
目的2：仕事の効率化
仕事の効率化を目的にタッチダウンオフィスを設けるケースも多いです。
外回りの営業マンであれば、客先に資料を送りたいけれど会社に戻る時間がないといった場面もあるでしょう。
そのようなときにタッチダウンオフィスがあれば、会社に戻らなくても資料を作成してメールに添付して送信するといったことができ、効率良く仕事ができます。

タッチダウンオフィスをつくる方法

タッチダウンオフィスをつくりたい場合は、以下のような手順で進めます。
まず、タッチダウンオフィスを設ける場所を決めます。
社員にとってどのエリアが利用しやすいのか、どのような物件であれば落ち着いて仕事ができるのかを考えてみましょう。
社内にタッチダウンスペースをつくるのであれば、来客や部署間での打ち合わせがしやすい場所を選ぶことが大切です。
場所が決まったら、どのような家具や備品が必要なのかをピックアップします。
社内にあるものを利用できる場合は、移動して設置しても良いでしょう。
購入しなければならないものは、寸法などをしっかり測って、設置可能かどうか確認する必要があります。
打ち合わせなどによく使うのであれば、大きめのテーブルや椅子を設置することをおすすめします。
また、最近は事務所にWi-Fi環境が必要です。
OA機器やWi-Fi機器などを利用するためのコンセントも確認しましょう。
来客に対応できるタッチダウンスペースがほしい場合は、カウンターを設置すると見栄えが良くなりますよ。
タッチダウンオフィスをつくっても、社員が存在を知らなければ意味がありません。
場所はどこにあるのか、どのような設備が整っているのかなどを社員にわかりやすく告知しましょう。
細かいルールなどは決めず、空いた時間に気軽に使用できるスペースにすることが大切です。

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事務所の形態の1つ！タッチダウンオフィスのメリット

事務所の形態の1つとして、タッチダウンオフィスが注目されていること、また目的やつくり方について前章で解説しましたが、実際にどのようなメリットがあるのか知っておきたいですよね。
最後に、タッチダウンオフィスを設けるメリットについて解説します。
タッチダウンオフィスの主なメリットは、以下の3つです。

●作業効率が上がる
●社員同士のコミュニケーションを図れる
●気分転換できる
●感染症対策になる
●さまざまな用途に使える

メリットの内容について、順番に解説します。

メリット1：作業効率が上がる

先述のとおり、タッチダウンオフィスを設けることで、外回りをしている営業マンの移動時間が短縮でき、作業効率が上がります。
カフェやコワーキングスペースなどで仕事をすることもできますが、満席の場合や、まわりの音が気になって集中できない場合に困ることもあるでしょう。
タッチダウンオフィスがあれば、作業スペースを確保できます。
会社に戻る手間と時間が省けるため、外回りのスケジュールも立てやすくなりますよ。

メリット2：社員同士のコミュニケーションを図れる

タッチダウンオフィスやタッチダウンスペースでは、不特定多数の方が集まるのではなく、社員が利用する場所という安心感があります。
仕事が繋がる社員同士の情報交換や相談など、コミュニケーションを図れる点も大きなメリットです。
さらに、部署やチームの垣根を越えて偶発的な交流が生まれることで、新しいアイデアや協働のきっかけにつながることもあります。

メリット3：気分転換できる

社内の事務所で1日仕事をしていると、集中力が切れてしまうこともあるでしょう。
そのような場合、タッチダウンスペースがあれば気分転換になり、集中力が高まります。
普段と違う環境で作業することで、リフレッシュできるだけでなく、新しい発想が生まれる可能性もあります。

メリット4：感染症対策になる

テレワークは、新型コロナ感染症が流行したことがきっかけで広く普及しました。
タッチダウンオフィスは、社員間で感染症が流行することを防ぐ効果もあります。
出社人数を分散できるため、オフィスの「密」を避けやすくなり、安心して働ける環境づくりにつながります。

メリット5：さまざまな用途に使える

タッチダウンスペースは、大きめのテーブルを設置すれば、打ち合わせの場所として活用できます。
たとえば、壁で仕切った会議室を設けるスペースがない場合、タッチダウンスペースを設ければ、社員の作業場だけでなく、打ち合わせや休憩スペースなど、さまざまな用途に使えます。
オフィスの縮小を検討している場合にも、選択肢の1つになるでしょう。

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まとめ

事務所といえば、毎日社員が出社して同じ場所で仕事をするのが一般的ですが、最近は社外や社内の空いたスペースに事務所を設ける「タッチダウンオフィス」が注目されています。
タッチダウンオフィスの目的は、スペースの確保や仕事の効率化です。
タッチダウンオフィスには、作業効率の向上や社内のコミュニケーションを図れることにくわえ、気分転換や感染症対策にもなるというメリットもあるため、ぜひ設置を検討してみてはいかがでしょうか。