事業拡大などを理由にオフィス移転をおこなうには、現在借りているオフィスの解約手続きが必要です。
しかし、賃貸オフィスの解約には、居住用の賃貸物件とは異なる注意点があることをご存知でしょうか。
オフィス移転に向けた解約に対する注意点として、解約前のチェックポイントと手続きの流れ、解約に必要な費用の3点を解説します。
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オフィス移転にともなう解約前にチェックすること
オフィス移転の手続きを進める場合、解約する前に目的と期間、費用の3点を確認する必要があります。
ポイント1．解約する目的を確認する
オフィス移転に伴う検討事項を決めるためには、解約前に移転の目的を確認することが大切です。
なぜオフィス移転が必要なのか、その目的が明確でなければ意思決定にブレが生じ、判断するまでに時間を要するおそれがあります。
たとえば、コスト削減を目的としたオフィス移転ならば、現状よりも狭いオフィスや賃料が安い立地にあるオフィスなど移転先の候補をしぼれるため、探しやすくなります。
従業員の勤務形態を見直すための解約であるなら、柔軟な働き方を実現しやすい内装のオフィスが視野に入るでしょう。
オフィス移転による後悔を防ぐためにも、解約前に目的を今一度確認することは重要な手続きと言えます。
ポイント2．解約予告期間を確認する
オフィス移転の前には、解約予告期間を忘れずに確認しなければなりません。
解約予告とは、オフィスを移転する前にオフィスのオーナーまたは、入居者が賃貸借契約を解除する意思を表明する行為です。
一般的に解約予告期間は解約の6か月前までに設定されていますが、3か月前までのケースもあるなど、オフィスごとに異なります。
解約のタイミング次第では、賃料の二重払いが発生する可能性があることから、無駄なコストを省くためにも早めに賃貸借契約書に目を通しておきましょう。
ポイント3．解約に伴う費用を確認する
オフィス移転に向けて解約するには、さまざまな費用負担が発生することも理解しておかなければなりません。
オフィス移転に必要な資金を事前に把握しておかないと解約時に資金不足に陥り、オフィス移転が困難になるおそれがあります。
基本的に解約に必要な費用の一部は敷金で賄われますが、敷金を充てても不足する分は追加費用として請求されるため注意しましょう。
なお、オフィス移転に伴い解約する場合、オフィスを入居当時の状態まで戻すための原状回復工事費をはじめ、引っ越しに必要な費用や移転先に支払う敷金などがかかります。
オフィス移転は、十分な資金を準備したうえで解約手続きを進めましょう。
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オフィス移転に伴う解約手続きの流れ
オフィス移転に向けて解約することを決めたら、オーナーに引き渡すまでの流れを確認しましょう。
流れ1．移転先のオフィスを決める
オフィス移転を決めたら、最初の流れとして移転先のオフィスを選定しましょう。
移転先は解約の目的に応じた選定が大切ですが、あわせて立地とオフィスの面積、コストの確認も必要です。
立地は業務および通勤における利便性の良さ、オフィス面積は規模が拡大する可能性を考慮した広さ、コストは経営を圧迫しない金額かどうかを調べましょう。
なお、移転先のオフィスを選定するタイミングは、一般的な解約予告期間に合わせて解約の6か月前までに始めるのがおすすめです。
オフィスのオーナーに解約を納得してもらうためにも、オフィス移転が必要な理由もあわせて考えておきましょう。
流れ2．解約予告をおこなう
オフィスの選定が終了したら、次はオーナーへ解約予告をおこないます。
解約する旨は、賃貸借契約書に記載された期間内に伝えましょう。
オフィスによっては解約予告時に規定の書類が必要になるため、スケジュールに十分な余裕を持たせたうえで、賃貸借契約時に依頼した不動産会社に問い合わせてみてください。
書類がない場合は解約予告を通知する日付とオフィスのオーナー名、解約を希望するオフィスの名前と住所、面積を記載した書類を作成します。
解約予告に用いる書類には、ほかにも以下の項目を記載しましょう。
●オフィスを解約する旨を記した文章
●原状回復後にオフィスの引き渡しが終了する日付
●解約予告後の支払い方法
オフィスを明け渡す前の内覧、賃貸借契約を結んだ当時に支払った敷金と保証金の取り扱いも書類に含めます。
また、オフィス移転に伴い住所のほかに電話番号も変わる場合は、あらかじめ取引先の企業に報告すると、移転後の業務に支障が出にくいです。
流れ3．原状回復工事の見積もりを依頼する
オフィスを移転する4か月前頃になったら、原状回復業者に連絡して工事の見積もりを依頼します。
原状回復工事の依頼先および工事に必要な日数は賃貸借契約書に記載されているため、事前に確認しておきましょう。
なお、業者から不当な金額を請求されないよう、見積もり時には立ち会いをおすすめします。
見積もりを終えたら、指定の業者に原状回復工事を依頼します。
工事期間は一般的に2か月程度、早ければ3週間で終了するとされるため、遅くとも解約の2か月前までに工事が開始できるよう早めの行動を心がけましょう。
原状回復工事のほか、法的機関に各種届け出を済ませれば一連の流れは終了です。
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オフィス移転に伴う解約費用
オフィスを解約するにはさまざまな費用負担が発生します。
事前に確認しておきたい費用は、主に原状回復費用と引っ越し費用、廃棄費用の3種類です。
原状回復費用
原状回復費用は、オフィスの内装を入居当時の状態に戻すために必要な工事にかかる費用です。
1坪あたりの費用相場は20坪以内の小規模オフィスなら3万円～5万円、100坪までの中規模オフィスは4万円～8万円、100坪以上になると8万円～12万円です。
依頼先の業者や利用状況などに応じて上下するため、原状回復費用の相場はあくまでも目安として捉えておいてください。
引っ越し費用
オフィス移転時には、備品や書類の移動などにかかる費用も想定しなければなりません。
引っ越し費用は従業員1名につき2万円～3万円が目安で、ケースによっては5万円かかることもあります。
移転先のオフィスまで離れていたり大量の荷物の運搬が必要だったり、引っ越しシーズンの真っただ中に移転したりする場合は高額な費用がかかる可能性が高いです。
備品にパソコンなどの精密機器を多く含むオフィスの移転時は、高額な引っ越し費用が発生しやすくなるほか、紛失や故障への備えも万全にする必要があるでしょう。
廃棄費用
オフィス移転時に不要な備品を廃棄する場合、廃棄費用がかかる可能性も考えておきましょう。
パーテーションやロッカー、デスクなどの備品は産業廃棄物に該当するため、粗大ごみとしての処分は認められません。
専門業者に廃棄を依頼すると、費用は人件費や車両代などの諸費用を含め、4トントラック1台につき10万円～20万円ほどが目安です。
自治体によっては産業廃棄物の受け入れに対応した処分場を有しているため、自治体に問い合わせて対応してもらえるか確認してみても良いでしょう。
業者に依頼して再利用できそうな備品を買い取ってもらい、残った備品を廃棄する手段もコストカットには効果的です。
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まとめ
オフィス移転を理由に解約する前には、解約の目的や解約予告期間などを確認しましょう。
解約手続きは移転先の選定からオーナーへの解約予告、原状回復工事までが一般的な流れです。
解約時には原状回復や引っ越し、備品の廃棄などの費用が必要になることもあわせて覚えておきましょう。
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