アパートやマンションなどの賃貸物件を探すときには、不動産会社に物件を紹介してもらうのが一般的です。
気に入った物件を見つけて賃貸借契約を結ぶ段階になると、不動産会社から、さまざまな書類を求められて困惑するかもしれません。
この記事では、賃貸借契約における必要書類のうち印鑑証明書と住民票、収入証明書について解説するので、賃貸物件を探している方はお役立てください。
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賃貸借契約における必要書類の1つである印鑑証明書
賃貸借契約を結ぶときに不動産会社から印鑑証明書を求められるときに、必要性に疑問を持つ方もいらっしゃるでしょう。
そもそも印鑑証明書は、すべての方が簡単に入手できる書類ではなく、段階を踏んだ手続きが必要になります。
印鑑証明書とは
印鑑証明書や印鑑証明と呼ばれる書類の正式な名称は、印鑑登録証明書です。
自身が対外的に用いる印鑑を市区町村に登録したうえで、登録している印鑑について市区町村が公的に証明する書類です。
なお、登録する印鑑は、一般的に実印と呼ばれています。
実印が必要になるケース
荷物の受取や各種の申請などに押印する印鑑は実印でなくても構いません。
金融機関に預金通帳を作る際の印鑑は、実印とは異なる印鑑を使用するケースが多くを占めます。
実印は、個人が所有する財産の取引や重要な契約を結ぶ際などに必要になります。
たとえば、会社の設立、不動産の売買、自動車の購入・売却・譲渡・廃車の手続き、自動車保険や生命保険への加入、保険金の受領、住宅ローンの契約などです。
なお、アパートやマンションなどの賃貸借契約においても必要になるケースがあります。
印鑑登録
印鑑証明書の交付を受けるには、印鑑登録をおこなうのが前提になります。
印鑑登録とは、住所地として登録している市区町村の窓口において、自身が使用する実印を登録する手続きです。
実印を持参したうえで、市区町村の窓口に出向いて手続きしなければなりません。
登録には数日かかり、登録手続きが完了すると印鑑登録カードと呼ばれる印鑑登録証が発行されます。
印鑑証明書の交付
印鑑証明書が必要なときには、印鑑登録証かマイナンバーカードとともに、自動車運転免許証などの身分証明書を持参して市区町村の窓口で交付を申請します。
印鑑登録証を提示できるときには代理人でも申請できますが、マイナンバーカードでは代理人は受け付けてもらえません。
なお、市区町村によってはマルチコピー機を設置しているコンビニエンスストアでも発行しているケースがあります。
ただし、コンビニエンスストアで発行されるのは、本人がマイナンバーカードを用いるときに限られます。
印鑑証明書が必要になる理由
賃貸借契約書に押印する印鑑は、実印でなくても構いません。
印鑑証明書を求められるのは連帯保証人を設定するケースです。
賃貸借契約を締結するときに連帯保証人が同席するのは稀であり、郵送などにより契約書や確約書に署名捺印するのが一般的です。
その際に実印を使用するとともに、実印の証として印鑑証明書が必要になります。
したがって、連帯保証人には手間をかけてしまい、依頼する際には丁寧な対応が必要です。
なお、連帯保証人を必要としていない賃貸物件においては、印鑑証明証は求められないでしょう。
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賃貸借契約における必要書類の1つである住民票
賃貸借契約を結ぶときに不動産会社から求められる住民票については、ほとんどの方が1度は手にした経験がある身近な書類でしょう。
住民票とは
住民票とは住民登録の状況を示す書類で、氏名のほか生年月日、性別、住所、住民となった年月日、届け出日などが載っています。
また、世帯主の氏名と世帯主との続柄のほか、本籍やマイナンバーも掲載可能です。
住民票は、居住地の証明として用いられるケースが多数を占めます。
住民登録
住民票が発行されるのは、住民登録されているケースに限られます。
子どもが生まれたときには、14日以内に、父か母が届け出なければなりません。
届出先は、父か母の本籍地のほか届出人の住所地か出生地の市区町村窓口になります。
出生届の提出によって戸籍に記録されるとともに、住民登録されます。
なお、届け出するときには、出生届書、医師や助産師が作成した出生証明書、母子健康手帳を持参しましょう。
また、住所を変更する際には転居届や転出届、転入届をおこなうよう住民基本台帳法で義務づけられています。
これらの届出については、住所を変更してから14日以内におこなわないと最大5万円の過料が発生する可能性があり注意が必要です。
届け出にともなって住民登録も変更になりますが、戸籍における本籍地は変更になりません。
なお、住所変更の届出に際して、印鑑証明証とマイナンバーカードの変更についても届け出ておくと良いでしょう。
住民票の交付
住民票には、同一世帯の家族全員分が整理されている謄本と、自身の分だけを記載している抄本があります。
交付されるものは住民票の写しであり、使用する目的によって謄本か抄本を選択してください。
住民登録している市区町村の窓口のほか、多くの市区町村ではコンビニエンスストアでも交付しています。
住民票が必要になる理由
住民票は、賃借人の身分を確認する目的により求められているものです。
自動車運転免許証など本人確認書類と突合し、身元確認の確実性を高めます。
したがって、賃借人自身の抄本で構いませんが、確実性を担保するうえで3か月以内に発行されたものを求められるでしょう。
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賃貸借契約における必要書類の1つである収入証明書
不動産会社から求められる書類のうち、収入証明書は多くの方が馴染みのない書類かもしれません。
収入証明書とは
収入証明書を発行している官庁などはありません。
不動産会社から提出を求められたときに戸惑うのは、その点に原因があるでしょう。
収入証明書とは、所得証明書や課税証明書、源泉徴収票、給与明細書など収入を証明する書類の総称です。
所得証明書と課税証明書は市区町村が住民税を課税するときの基礎数値を用いて作成するものであり、市区町村の窓口で交付しています。
源泉徴収票は、会社員や公務員が年末調整にあたって勤め先から受け取る書類です。
会社員や公務員は、収入を証明する書類として、毎月交付される給与明細書を用いても構いません。
ただし、賞与が支給されるときの給与明細書についても一緒に提出してください。
また、自営業や副業の方は確定申告書の写しによって収入を証明できます。
不動産会社から収入証明書の提出を求められたときには、提出可能な書類を伝えて必要な書類として認めてもらえるか確認しましょう。
収入証明書が必要になる理由
賃貸物件のオーナーが恐れている問題の1つに入居者による滞納があげられます。
したがって、賃貸借契約を結ぶ前の資格審査において、家賃の支払い能力を確認するのが一般的です。
家賃の36倍程度の年収を確認できるときには、支払い能力を有すると判断されるでしょう。
また、物件のなかには、連帯保証人を設置するケースが少なくありません。
賃借人が家賃を支払えなくなったときに、連帯保証人は、賃借人に代わって家賃を支払う役割を担います。
このため、連帯保証人にも支払い能力が必要であり、場合によっては連帯保証人に関する収入証明書の提出を求められる可能性があります。
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まとめ
賃貸借契約を結ぶときに求められる必要書類を揃えるには、時間と手間が必要です。
連帯保証人に資料の提供を依頼するときに、急がすわけにはいかないでしょう。
スムーズに手続きが進むよう、物件探しと並行して、準備を始めておくと良いでしょう。
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